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Die Veranstaltungstechnik ist nur ein Teilbereich von einem großen, durchgeplanten Event der Eventagentur München WR Events. Was zu einer solchen Veranstaltung alles dazugehört und was dabei auch alles schief gehen kann lest ihr hier. Falls Du einen noch tieferen Einblick in die Eventplanung suchst schau gerne bei unserem Blog vorbei.
WR Events blickt auf über 15 Jahre Erfahrung, zahlreiche Events & Projekte, Hunderte zufriedene Kunden sowie unzählbar viele Emotionen in Bayern, Deutschland und in ganz Europa zurück.
Zu wissen, wen du mit deinem Event erreichen kannst und auch willst, hilft dir in ganz vielen Bereichen weiter. Lerne deine Zielgruppe kennen, erfahre etwas über ihre Vorstellungen und Wünsche und schon kannst du dein Event entsprechend konzipieren.
Einfach so solltest du kein Event planen, deine Gäste merken schnell, wenn du planlos vorgegangen bist. Setze dir daher klare Ziele, die du mit deiner Veranstaltung erreichen willst.
Um deine Zielgruppe passend anzusprechen ist es darüber hinaus möglich sie mit deiner Marke enger in Verbindung zu bringen. Hierfür gibt es diverse Möglichkeiten. Eines davon ist ein Merchandising Package, welches wir dir in unserem Blogbeitrag näher erläutern.
Wenn du deine Zielgruppe bereits kennengelernt hast, sollte es dir nicht schwerfallen, ein ansprechendes Programm für deine Gäste zu entwickeln. Ob es nun eine Konferenz, ein Konzert oder eine Tagung wird, hängt von deinen potentiellen Gästen und von deinen Zielen ab.
Ein ansprechendes Programm alleine macht deine Veranstaltung (leider) noch nicht zu einem Erfolg. Die Location spielt eine sehr wichtige Rolle dabei. Investiere ruhig viel Zeit in die Suche nach der perfekten Location und behalte stets dabei im Blick, ob und wie du diese Location den Ansprüchen deines Events anpassen kannst, sofern es nötig ist.
Die Komplexität der Eventlogistik ist in keinem Falle zu unterschätzen und sollte im Vorhinein gründlich geplant werden. Es muss geklärt werden was zuerst angeliefert werden muss, wer was wo lagern kann, wie breit die Anfahrten sind und viele weitere Dinge. Um in diese Materie tiefer einzusteigen lies doch unseren Blog zur Eventlogistik. Da haben wir alle Fragen für dich geklärt.
Begehe aber auf keinen Fall den Fehler, dass du deine Veranstaltung der Location anpasst! Du hast das Konzept und Eventdesign entsprechend deiner Zielgruppe und Ziele aufgebaut, jetzt solltest du wegen der Location nicht alles über den Haufen werfen.
Sobald du alles für dein Event geplant hast, musst du weiterhin einiges im Blick behalten. Die Organisation eines Events verlangt eben ein gutes Organisationsgeschick. Erstelle einen Ablaufplan für die direkte Vorbereitung und den Aufbau sowie Abbau des Events, vergiss dabei auch nicht den Zeitplan für das eigentliche Event.
Die letzten Vorbereitungen vor deinem Event laufen. Lass einen geschulten Mitarbeiter nochmal alle Schritte gedanklich durchgehen, die Location und die Technik prüfen oder mach es selbst. Du solltest sicher gehen, dass jeder seine Aufgaben ordnungsgemäß erledigt hat und das alles funktioniert. Schon kann einem erfolgreichen Event nichts mehr im Weg stehen!
Stell dir mal vor, das nächste von dir geplante Event steht vor der Tür. Du hast gefühlt an alles gedacht, unsere Tipps weitestgehend auch befolgt. Aber dennoch geht etwas schief. Vermutlich war es nur ein kleiner Fehler, welchen du hättest vermeiden können.
Aus Fehlern lernt man, heißt es ja bekanntlich. Bevor du selbst aber diese Fehler begehst und daraus lernst, kannst du auch aus Fehlern von anderen lernen. Was du beachten musst um ein erfolgreiches Event zu planen und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest, haben WiR für dich zusammengefasst.
Eine gute Veranstaltung zeichnet sich nicht durch ein tolles Eventdesign, teure Programmpunkte oder intensive Werbung aus. Die Gäste und deren Erlebnisse machen ein Event einzigartig und unvergesslich. Damit deine Gäste das geboten bekommen, was sie sich wünschen und erwarten, solltest du sie zuvor kennenlernen.
Recherchiere zuvor ausreichend über ähnliche Events, finde bei Umfragen oder bei eigenen Networking Events heraus was sich deine potentiellen Gäste wünschen und setze dir selbst anhand dieser Erkenntnisse Ziele, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll. Dann spielen auch die eingehend erwähnten Punkte eine Rolle für ein perfektes Event.
Klingt im ersten Moment doch eigentlich ganz gut, wo ist hier der Fehler magst du denken. Bei der Auswahl der Location solltest du dieses Motto aber auf keinen Fall anwenden! Ein gelungenes Event ist ein wenig wie zu kochen und sich durch eine gekonnte Kombination verschiedenster Zutaten aus. Die Location ist dabei enorm wichtig. Nehme dir ruhig Zeit um eine zur Veranstaltung passende Location zu finden und gehe dabei keine Kompromisse ein.
Du kannst zwar die Location deinen Bedürfnissen anpassen, sie entsprechend dekorieren oder auch mal baulich verändern. Mit dem richtigen Auge für’s Detail kannst ganz Tolles erschaffen. Kommt aber der Moment, wo du deine Veranstaltung ändern musst, weil die Location doch nicht ideal ist, wirst du feststellen, dass du einen Fehler gemacht hast.
Zufriedene Künstler oder Speaker, glückliche Gäste, ein erfolgreiches Event. Sobald alle Dienstleister ihre Sieben Sachen gepackt haben und die Location wieder im Ursprungszustand versetzt ist, hört auch deine Arbeit auf. Falsch gedacht, jetzt fängt sie erst so richtig an! Lese dir dazu doch auch unseren Blogbeitrag über Eventmarketing durch. Dort zeigen wir die bereits einige Hinweise.
Bist du mittlerweile schon so etwas wie ein Alter Hase in der Organisation von Veranstaltungen? Unsere Tipps zur erfolgreichen Eventorganisation kennst du bereits in- und auswendig? Wenn du aber mal ein wenig zurück schaust, erinnerst du dich sicher an so einige Momente, über die du heute nur lachen könntest. Damit du erst gar nicht in diese Situation gerätst, empfehlen WiR dir unseren Blogbeitrag „Event planning – step by step“.
Geht bei einer Veranstaltung mal etwas schief, muss nicht gleich alles aus dem Ruder laufen. Erst recht musst du die Veranstaltung nicht absagen oder verschieben. Gleicht für eine Veranstaltung im Freien Regen einem Albtraum, ist ein Plan B umso wichtiger. Bereite dich immer drauf vor, dass etwas schief gehen kann und sei dazu in der Lage entsprechend zu reagieren oder zu improvisieren.
Natürlich sollte das nicht zur Regelmäßigkeit werden, aber ein Plan B, Plan C oder Plan D hat noch keinem geschadet.
Und was machen wir, wenn selbst Plan D nicht funktioniert? Auf keinen Fall den Kopf in den Sand stecken! Du kannst noch immer improvisieren und den berühmten Hasen aus dem Hut zaubern. Damit du dennoch gut auf ein mögliches Worst-Case-Szenario vorbereitet bist, kannst du mit deinem Team einfach mal das „schlechteste Event“ überhaupt gedanklich durchplanen.
Wieso das? Damit du Fehler vermeidest und auf Probleme entsprechend reagieren kannst! Denn du hast alles mindestens einmal gedanklich durchgespielt. Erarbeite mit deinem Team Ideen, was deine Gäste wohl auf keinen Fall erleben möchten. In eurem Gedankenmodell könnt ihr direkt Ideen entwickeln, wie ihr mit der Situation umgeht oder wie ihr so etwas komplett vermeidet.
Solltest du dennoch Unterstützung bei deinem nächsten Event haben, sind WiR gerne für dich da. Unsere Erfahrung aus über 15 Jahren erfolgreicher, emotionaler und innovativer Events zeigen, dass WiR es wissen, Zuverlässigkeit mit guten Ideen zu verbinden. Unser gutes Netzwerk in ganz Deutschland und Europa ermöglicht es uns, die kreativsten und außergewöhnlichsten Veranstaltungen zu planen und durchzuführen. Weitere Infos zu uns findest du auf unserer Webseite
